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关于进一步加强工程建设项目声像档案收集和管理的通知

日期:2016-07-08来源:浙江省交通运输厅【字体:
发布时间:2016-07-12发布机构:省交通运输厅文号:浙交办〔2016〕164号字号:[    ]

各市交通运输局(委)、义乌市交通运输局,省公路局、省港航局: 
  声像档案是档案的重要组成部分,是机关、社会组织以及个人在社会实践活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、录音、录像等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。具有直观、形象、生动、真实的特点,有很高的社会价值和历史价值。建立工程建设声像档案对于丰富档案资源、服务经济社会发展具有十分重要的意义。为进一步加强工程建设项目声像资源的收集、保管和使用,现就有关问题通知如下: 
  一、进一步加强声像档案的采集工作。一是积极关注与项目有关的重要会议、重大事件(含重大事故、灾害和重大异常情况)、重要活动(如领导的视察与指示,项目开工、竣工,重大科技成果,重要课题研究成果,重要国际交流与合作以及重要的专家、专项活动等),有计划、有目标、有重点地开展现场照片、视频等采集工作,并要通过各种渠道和手段,尽可能地把散存在各部门及个人手中的照片和视频收集起来,努力做到应归尽归。二是运用翻拍、扫描、复制等方式进行照片档案采集。采集的纸质照片要尽可能保证照片、底片齐全;没有底片的照片,要翻拍或者扫描出数码影像,以方便今后利用。 
  二、进一步加强声像档案的归档工作。一是结合项目建设特点,建立覆盖本项目建设过程各个阶段的照片和视频等声像档案收集归档制度,定期进行督促检查,使声像档案归档工作制度化、规范化、经常化。二是把声像档案归档工作纳入项目工程档案的考核内容,及时向档案室移交相关照片、视频等资料,使声像档案的归档工作规范有序。 
  三、进一步做好声像档案的整理工作。录音、录像、视频档案整理可参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)、《电影艺术档案著录规则》(DA/T 51-2014)、数字档案室指南中录音和录像档案的著录要求等相关规定进行。照片档案整理按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的相关规定进行。做到照片、音频、视频、反映的人和事真实、可靠,文字说明具体、详实、精准,信息全面完整,并及时备份。 
  四、进一步落实声像档案的建档责任。各项目建设单位(法人)是项目建档工作的责任主体,应本着对工程负责、对档案负责、对历史负责的原则,创新手段,主动建档,规范管理,努力开创工程建档工作新局面;主管部门要切实加强监督指导,将声像档案与纸质档案同步检查、同步考核、同步验收,并会同项目法人在档案深度利用上走出新路子。 
  五、探索工程建设声像档案的规范建设。工程建设的声像档案建设工作涉及面广、工作量大,目前尚无具体明确的可操作规范。请各地各单位本着先易后难、循序渐进、逐步积累的原则,探索积累重点建设项目声像档案的制作经验,从实际工作中逐步探索提炼形成工程建设声像档案建设指导规范,省厅将适时组织交流研讨。

2016年7月8日 

 

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